第一步：12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划;
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;
3、选定场地;
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划;
第二步：9个月前
1、设计展览结构——会展策划
2、取得展览管理公司的设计批准
3、选择交准备参展产品;
4、与国外潜在客户及目标顾客联络;
5，制作展览宣传册
第三步：6个前
1、以广告或邮件等进行推广活动;
2、确定旅行计划
3、支付展场及其他所需服务的预行付款;
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译;
5、安排展览期间翻译员;
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销
第四步：3个月前
1、继续追踪产品推广活动;
2、最后确实参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商;
3、将展位结构设计做最后的决定;
4、计划访客回应处理程序;
5、训练参展员工;
6、排定展览期间的约谈
7、安排展览现场或场外的招待会
8、购买外汇
第五步：四天前
1、将运货文件、展览说明书等额外影印本放人公事包
2、搭乘飞机至目的地
第六步：三天前
1、抵达，饭店登记
2、视察展览厅及场地;
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达;
4、指示运输承包商将物品运送至会场;
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪;
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法;
7、访问当地顾客;
第七步：两天前
1、确定所有物品运送完成;
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;
3、布置展位;
4、将所有活动节目做最后的决定
第八步：一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查;
2、将促销用品发送直接分配中心;
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;
第九步：展览期间
1、尽早到会场;
2、于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅;
3、实地观察后尽早预约明年场地;
4、详细记录每个到访客户的情况及要球，勿凭事后记忆;
5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心;
6、每日与员工进行简报;
7、每天将潜在商机及顾客资料送加公司，即时处理及回应;
第十步：展览结束
1、监督摊位拆除;
2、处理商机;
3、寄出谢卡。
