参展商制定会展预算，一方面需要全面考虑开支项目;另一方面，要对会展费用进行有效控制，在保证参展效果的基础上，使预算费用得到最人限度的使用。因此，在这里分别从参展商基本预算项目、需要特别强化的项目和成本控制项目三个方面，具体分析如何为参展商制定合理的会展预算。
1.基本预算项目
参展商预算的项目比会展组织者少，大致由九个项目组成:
(1)照明、电源及其他服务。组织者一般会指定电气承包商安装、出租电气设备。如果企业经常参展，可以考虑自己购买设备，但是增加了运输费，安装费和电费仍需要支付。设备操作示范可能需要用水、煤气、压缩空气等，要事先了解清楚有无供应，并知道价格。
(2)展架、展具、地毯。展架、展具可以租用，经常参展的企业也可以自己购买。最好租用地毯，虽然地毯不贵，但自己购买并反复使用的麻烦很多。一些展览会也不铺地毯，企业如果觉得使用地毯效果好，就买最便宜的地毯，会展结束以后就丢弃。
(3)电话。租用电话可以方便企业自己联络，提高工作效率，也能作为交际手段让潜在顾客使用，有助于提高参展效果。
(4)文图、道具、办公用品。企业需要为展台专门制作文字、图表，这是必要的开支。企业演示用的道具及办公用具，由于租用价格贵，自备为佳。
(5)展览资料。会展资料中包括公司介绍、产品介绍、报价单等内容，有的项目可能印在整个会展的会刊上，但详细的产品信息和报价，公司应该专门印制。
(6)展台清洁。一般清洁费包括在场地租金内，如果不包括，清洁费也不会太高。如果展台面积不大，可以在晚上闭幕以后自己清扫，不要等到来日开展前。无论自己清扫或雇佣别人，不要忘记展品的清洁和保养。
(7)联络、差旅、工作人员食宿及补贴。在决定参展前进行实地考察有利于做好设计、宣传、运输工作。展台人员的食宿要尽早与组织者联系，以争取折扣。因为在会展期间，参展企业和参观者很多，客房、餐费都可能上涨，提前预订可以降低成本，避免出现问题。
(8)展品运输和保险。参展企业可以自己运输展品，但如果展品多，最好由专业物流公司安排。展品运输的时间要计算好，太早或太迟都会导致额外开支，保证开幕时展品到齐是最基本的要求。展品要注意小心包装、搬运，尤其是反复使用的展具、办公用品更要注意。参展企业都必须办理保险。有的公司只需要办理手续，将保险从正常经营范围扩大到展览项目、参展人员和展品上，不需另外付费。如果保险费需要另付，可以从组织者推荐的保险公司中选择.
(9)接待客户。通常展台尤其是大展台要给坐下来交流的客户提供饮料，甚至正餐。企业要与组织者事先联系，为展台配备冰箱、茶具、咖啡具等设备，或者提供临时的会客场所。如果公司距离展场近，可以使用自己的设备;否则可以租用场地设备。
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