展厅设计现场管理的四个构成部分

　　一、客商报到管理
　　客商报到包括参展机构（参展商）的报到和观众（客商）的报到。在宣传教育类展厅设计中，参展单位报到手续比较简单，观众也不存在报到问题，有关部门只需对观众进行必要的统计即可。但商业类展会不同，参展商与采购商都必须履行报到手续，并取得相关证件。
　　参展商凭参展确认书办理有关的报到手续，领取参展证件、布展证件和有关材料，如参展指南、会刊等。参会客商凭大会请柬、邀请函或护照、台港澳同胞通行证、名片等，办理相关的手续，领取参会指南。如属团组性质，则由有关部门集体办理相关手续，也可通过网上办理有关手续，展厅设计开馆前到客商报到中心领取相关的证件即可。
　　二、展厅设计秩序管理
　　（1)对展品的管理
　　展览会展出的展品，必须符合有关规范。如展品必须是参展单位申报、并得到组委会同意的、符合展厅设计题材的展品；参展单位不得把未经同意展示的展品在展厅里展示，也不得临时转让展位，给其他未经得到同意的单位展示展品；除获得经营权的商业活动外，不允许小商小贩在展厅里从事销售活动。
　　境外展品参加在国内举办的国际展，或国内企业参加在国外举办的国际展，展品的进出视同商品的进出口。因此，海关、商检部门有权对进出的展品实行管理，这是海关、商检等部门行使国家职能的一部分。海关、商检部门一般都会在展馆内设立办事机构，对暂时进口的展品实行通关、检验等监管措施。展会主承办单位必须配合海关、商检、运输等部门开展相关的工作。
　　（2）对入馆人员的管理
　　展馆开馆以后，组委会应对观众进行适当控制：一是通过早期的工作，保证专业客商的数量与质量；二是适当扩大潜在客户的数量，主要是那些关心展厅设计、计划创业人员的数量；三是通过票证管理，控制或扩大观众的数量，这对展销会来讲特别重要。如展厅现场人数太多，可以通过停止派送赠票或暂停人场券的销售等来控制展厅人数；反之，则可以通过增加赠票派送力度，加大售票窗口来增加观众数量。此外，还可以通过对前几百名赠送纪念品等方法，刺激观众的参与度。
　　（3）对音响、宣传广告的管理
　　在商业展厅设计中，有些参展单位为了吸引观众，聘请专业或业余的演出队来展台演出；有些参展人员借助于扩音设备大声吆喝或播放歌曲等。这些活动只要规模较小、声音不大，在不影响其他参展商从事商业活动的情况下，是被允许的。但如果规模太大，声音太高，以致妨碍了其他参展商的活动，这就要通过管理予以制止。
　　与此类似的是有些参展企业，在展厅里进行宣传广告。这项工作必须限制在自己的展台内，不得在展厅的其他地方从事这项工作。在展厅设计期间，展厅的使用权已经转归主办单位，未得到他们的允许，不得在其有关地方从事宣传广告工作。
　　三、知识产权管理
　　知识产权，是指公民或法人等主体依据法律的规定，对其从事智力创作或创新活动所产生的知识产品所享有的专有权利。知识产权属于无形财产权，与动产、不动产一样，受到世界各国的保护。
　　四、展厅设计客户资讯管理
　　由于所有观众与参展单位都必须办理证件才能进入展馆，这是展览主承办单位掌握客户资讯的一个极好机会。因此，在办理有关证件时，应设法留下客户的有关资讯。可以通过要求对方提供名片的方式，了解对方的资讯；还可以事先设计、印制客户登记表，以备忘了带名片的客户填写。总之，应该利用客户办理证件的机会，留下他们的有关资讯。