按照展览的类型和特点，展览项目周期划分为四个阶段，即展览启动阶段、展览规划阶段、展览执行阶段以及展览总结评估阶段。完整的展览项目策划过程就是这些阶段的总和。
展览启动阶段
展览启动阶段是展览进度管理过程的起点，这一阶段又可以进一步分为调研、构思、立项等三个阶段。
1.展览调研阶段
市场需求是展览项目产生的前提，项目调研主要以识别市场需求为目的，针对需求确定展览项目的主题。对行业市场的调研主要包括具有参展需求的产品类型、某类产品的参展需求规模，周边地区同类项目的举办情况，以及举办该主题展览项目的资源优势等;对观众组织的市场调研主要包括拟参展产品的吸引力及市场需求规模，核心的客源市场的优势等。
2.展览构思阶段
展览构思是以展览项目调研阶段所得出的需求结果为导向，提出创意并确定展览主题，并对该主题项目的投资目标、功能、范围以及各主要因素进行初步界定。具体包括以下几点。
(1)确定展览主题。展览组织机构在客户需求识别的基础上，需要考虑：周边地区近期内是否举办同类展会;本地区是否具有举办该主题展览的资源优势，能够办出特色;自身是否具有举办该主题展览的实力，包括经济实力、场馆设施等。
(2)构思相关项目内容。包括展览项目投资的目标、背景及意义，项目投资的功能及价值，项目实施的环境和配套设施条件，项目的成本及资源约束，项目资金的筹措及调配计划，项目投资的风险及化解方法，项目的实施与管理，项目实施后预期的总体效益等。
(3)实施可行性研究。主要包括三项内容：一是从市场角度，分析该主题的展览项目的市场前景;二是从技术、设计的角度，分析凭借现有的硬件和软件基础举办展览项目的可行性;三是从财物的角度，分析对该项目投资的合理性。项目可行性研究要本着实事求是的原则，运用现代科学的方法进行，既可自己完成，也可委托专业咨询公司完成。
3.展览立项阶段
展览项目通过可行性论证后，需要向政府有关部门进行申报，核准后才能启动，这是避免重复办展、保证项目质量的有效手段。展览项目的正式立项意味着展览项目启动阶段基本结束。
