观众邀请工作的计划包括资料收集与整理的时间安排、不同形式邀请广告或函件的设计安排、发送邀请的时间、经费预算等内容。
控制成本 提前邀请
观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。专业性展览会收集和整理专业观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。
根据展览会的性质，在明确观众定位和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。
专业观众参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外，向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。采用手机短讯方式邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。展览会组织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。
善用媒体 有的放矢
邀请普通观众参观展览会，主要是通过传媒发布展览会的信息，从而达到告知普通观众的目的。
