洽商并订立参展合同，是展览会销售工作的关键环节。
对于明确表示参展的客户，业务人员应及时与其洽商预订展位事宜。洽商一般围绕两个重点进行:一是展位租金价格;一是展位在展览场馆的具体位置。对于明确表示参展的客户，业务人员应及时与其洽商预订展位事宜。对于展位价格，包括标准展位和光地的租金价格，基本是在参展邀请函公布的价格基础上进行交流。对于展位在展览场馆的具体位置，则是按照展览会组织机构事先确定的展位平面图，根据客户选择的意见预订具体位置。
在中国，参展邀请函公布的展位租金价格与参展合同实际达成的价格未见得一致，后者一般低于前者。这在很大程度上，被认为是一种销售策略。但两者之间的价格差额，由展览会组织机构在销售工作展开前统一规定。有经验的展览会组织机构，通常会制定统一的最低展位租金价格，即销售底价，以避免组织机构内部的销售竞争。此外，对长期合作的老客户，对租用展位较多的(或租用光地面积较大的)大客户，许多展览会组织机构都给予价格优惠，以利密切双方的商业关系。
客户按照展位平面图预订展位位置，一般遵循“先订先得，，的原则，即按签订参展合同的时间顺序，签订参展合同时间在前客户，优先选择展位位置。
业务人员通过与客户洽商，在展位价格和展位位置两方面达成一致后，就可着手订立参展合同的工作。参展合同一般为展览会组织机构提供的格式合同，内容包括展览会名称、举办时间、地点、展览会组织机构和参展客户名称、预订标准展位个数或光地面积及其展位编号、租金价格与展位费总金额、付款方式等，并附展位位置图。根据客户要求，双方也可订立非格式参展合同。非格式合同约定的内容往往比格式合同更加细致，尤其在双方职责、违约处罚方面更加明确。
参展合同草案文本多用电话传真件或以网络邮件发送。双方正式签订的合同，也多用电话传真件发送，由双方作为法律文件各自保存。
第三步，收取展位费并提供售后服务。
收取展位费并提供售后服务，是是展览会完成销售工作的阶段。
对于已经订立参展合同的客户，业务人员应按照合同约定，收取客户的参展费。如合同约定为一次付清，就一次性及时收取;如合同约定为先交付定金、订金或预付款，再交清余款，就分期收取。参展定金、订金或预付款，一般为合同总金额的30%。参展定金、订金或预付款，一般在参展合同签订后的一周或十天之内交付。交付参展定金或订金后的余款，一般应约定在参展前一个月付清。如客户未按合同约定交付参展费，展览会组织机构可将客户预订的展位销售其他客户，同时，可依据合同的处罚条款，不退还客户的定金或预付款。客户的参展费，一般通过银行转账支付;也有少数客户(多为小型企业，甚至个人参展者)用现金支付。
展览会组织机构按合同收取客户的参展费后，应向其开具发票(在中国，由政府部门组织的展览会，也可开具符合财税规定的收据)。
客户按合同交付了参展费，展览会组织机构应按合同为客户提供售后服务。售后服务一般包括:在会报或会刊上为客户免费登载客户的简介和联络信息，提供参展服务指南、接受咨询，提供一定数额的会报、会刊、入场券，代客户联系酒店住宿、展品储运、展位装修，合同承诺的其他免费增值服务项目。
