新闻宣传费用一般较低，因为通常情况下新闻采访与报道是免费的，同时新闻报道的可信性较高，效果不错。新闻宣传必须在展会之前、期间和之后连续进行。
展会组办方一般都在展会期间设有专门的新闻宣传部门，该部门的工作人员应该具有良好的媒体背景，熟悉新闻宣传的手段与一般规律，并能够与专业新闻人员有效沟通，和记者、编辑、摄影师、专栏作家等都能够保持联系。良好的人际关系有助于获得媒体的最大支持并获得积极、正面的报道。
新闻宣传工作的一般流程如下.
(1)任命新闻负责人或开始联系委托代理，收集、整理、更新目标新闻媒体和人员名单.
(2)制定新闻工作计划。
(3)举办记者招待会、发布展会基本信息。
(4)收集媒体报道情况，如果在展会期间对记者作过许诺，一定要尽快予以办理或告知何时办理。
(5)向未能参展的记者寄发资料.
(6)向出席招待会、参观展会的记者发感谢信，向所有记者寄展会新闻工作报告。
(7)迅速、充分地回答新闻报道引起的读者来信。
(8)与媒体保持联系。
在新闻宣传工作中，会展组办方特别需要注意新闻稿、新闻图片。新闻稿是展出者提供给媒体的主要和基本的新闻资料，质量高、内容新、符合新闻写作要求的新闻稿被广泛应用的可能性就高。好图片可以直观体现展会现场，展厅设计，展台布置等方面的效果或主题，好图片比好文章更易被采用。
