大型展会如世博会的策划，不仅要考虑经济因素，还要考虑政治因素、社会文化因素等，因而，它的策划有时国家的有关部长乃至元首都会参与。在我国，虽然展会市场化的进程在加快，但不少的大型展览会还带有政府行为的色彩，因而，其决策规划情况更加复杂。这里，参照国际展会的一般惯例，就一般贸易展示会的策划流程进行概述。
一.策划小组的组成
会展策划工作需要集台各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展活动策划工作。一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。
(1)业务主管。又叫AE人才。一股由总经理、副总经理或业务部经理、创作总监、策划部经理等人担任。在会展公司里，业务主管(贸易展示会经理)具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等合作业务:另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
(2)策划人员。一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划.
(3)文案撰写人员。专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。 文案撰写人员应该能够精确地领悟策划小组的集体意图，具有很强的文字表述能力。
(4)美术设计人员。专门负责进行各种类型视觉形象的设计.美术设计人员是策划小组很重要的组成部分。因为在整个会展策划过程中，诸如各种类型的广告设计、展示设计、展示空间设计等都需要美术设计人员的参与。美术设计人员必须具有很强的领悟能力和很强的将策划意图转化为文字、图画的能力。
(5)市场调查人员。能进行各种复杂的市场行情调查，并能写出精辟的市场调查报告。
(6)媒体联络人员。要求熟悉各种媒体的优势、劣势、刊播价格，并且与媒体有良好的关系，能按照会展策划的部署，进行媒体规划，争取最佳的广告宣传效果。
(7)公关人员。能够为会展公司创造融洽、和谐的公众关系氛围，获得各方面的支持帮助。同时能够从公关的角度提供建议。
在会展策划过程中，由业务主管负责，各方面人员需通力配合，协调一致，共同做好会展策划工作。
