案例分析：湘菜产业博览会
（一）时间安排
1、布展时间：2004年11月2日—4日 上午8：30—下午17：30
2、展示时间：2004年11月5日—8日
3、撤展时间：2004年11月8日16：00
（二）展位要求
本次展览会的展位分为标准展位(以下简称标展)和特殊展位(以下简称特展)两种，参展单位设计的展台高度超过4m的，都必须报组委会处，取得同意后方可布展;
1、标展：尺寸：3米×3米，每个展位组委会统一提供三面围板(围板高度为2.5m)，一张桌子，两张椅子，一个电源插头，一盏照明灯，其他装饰均由参展单位自行布置;
2、特展：
A、组委会按合同指定位置及尺寸提供一块净地，展位设计、展台搭建等工作全由参展单位自行负责;
B、为配合好特展单位的设计要求，请于2004年10月28日前递送一份展位设计方面的材料(包括设计样稿、展位搭建时所需的电力设施安装与水源配置要求等)到组委会;
C、组委会在收到参展单位递送的材料后，负责进行复审，并按递送材料上的合理要求提前做好布展准备，如递送材料不符合有关规定，由组委会将审核意见通知有关参展单位，按整改要求5日内重新报审，最终报审时间为10月30日，逾期未能通过消防安全、电力配送等审批的，不得进场施工;
D、展位设计样稿上，经组委会审批确定的内容，请不要擅自更改，如确需改动的，须报组委会审批，如有违反，所有后果由参展单位自行负责;
E、所有特装展位的设计与布展，其垂直正投影不得超出预订展位的范围。如果展台设计影响了其它参展单位的正常展出效果，组委会保留要求该参展单位改变展台设计的权利。
（三）布展须知
为了保证本次展会的布展工作能安全有序的进行，各相关单位必须遵守各项有关规定及安全消防条例，组委会现将有关事宜说明如下，请遵照执行：
1、标展楣板文字(参展单位的全称)由组委会统一制作、安装;
2、参展单位将负责自己展台的地毯内装饰，所有地毯和地面装饰可以使用双面胶纸进行固定，展览大厅的地面严禁使用各种涂料或胶水;
3、参展单位如有请布展公司负责施工，则施工时，布展公司须将本公司的施工许可证挂放在展位醒目位置，施工须严格按设计图进行，不得操作超出施工许可证规定范围施工，并随时接受组委会现场管理人员的监督和检查。如有发现布展公司超出规定范围施工或违章操作，管理人员可口头警告直至取消其施工资格，由此引起的一切后果由该布展公司负责。
4、组委会按正常用电标准提供用电，严禁参展单位私接电源线或增加照明灯具，如需超负荷用电，则须到组委会现场服务台按章缴费办理手续后，由组委会派电工前去操作，如有违反，后果一律自行负责(收费标准请见附件一);
5、不得在展厅人行通道、楼梯路口、消防设施点等地段随意乱摆、乱挂、乱钉各类展样品、宣传品或其它标志;
6、展台搭建不准遮挡馆内的消防设备、电器设备、紧急出口和观众通道，展馆防火卷帘门下不得搭建任何展架、展台;
7、严禁使用双面及单面胶等粘贴材料在展馆通道的柱子上粘贴任何对象，不得在墙面、地面打孔、刷漆、刷胶、粘贴、涂色。严禁锯裁展馆的展材、展板或在展材、展板上油漆、钉钉、开洞。不得损害展馆的一切设施，如有违反须按价格表赔偿;
8、不得在展馆天面上打钉或利用天面管线悬吊展架、灯箱及各类装饰对象。
9、展样品拆箱后，包装箱、碎纸、泡沫、木屑等易燃包装物须及时清出，不得在摊位背板后存放包装箱等杂物。
10、展馆内严禁吸烟。严禁保存、使用易燃、易爆、放射性及有毒物品。施工现场严禁明火作业。
11、制作灯箱时应留有足够的散热孔，日光灯镇流器应脱离箱体，使用易燃材料制作的灯箱，内部须作放火处理。电器安全必须遵守有关规定和专业规范，确保供、用电安全。
12、特装展位的维护工作由该布展公司负责，相关的参展单位负责监管。
13、加班说明：请各单位在规定期限内抓紧时间布展，如需加班，则必须按章缴费办手续后，方可加时施工。
（四）参展单位报名须知
1、参展商报到时间是2004年10月30日-11月2日;
2、报到时，可领取的物品有：活动日程表、会刊、布展证明、器材登记表、参展须知、代表证等;
3、每位会务人员有：精美礼品一份、会刊一本、大型欢迎酒会请柬一张、午餐券四张(展会四天内的中餐);
4、组委会在展会现场有指定的用餐地点，未交会务费的参展商代表，可在指定的用餐地点用餐;
（五）展会管理
1、参展单位的展品及资料等财产进出馆管理
A、在布展和展览期间，参展单位所有进馆的物品须接受保安的安防检查;
B、布展期间，展馆闭馆前，请各单位到组委会设在现场的服务台领取《器材登记表》，认真填写后与组委会工作人员一起核对清点，双方签字确认后，方可离开展馆;
C、所有贵重物品或便于携带的东西，例如：笔记本电脑、商务通、手机、电话卡等，不得登记在《器材登记表》上，如有登记，组委会工作人员核对清点时又未发现，组委会仍可不负责其保管工作;
D、在《器材登记表》上有登记的参展单位财产，由组委会负责保管，在此之外的财产，如有遗失、损坏，由参展单位自行负责;
E、在布展和展览期间，参展单位存放在展馆内的所有物品不得随意搬出展厅，如果参展单位必须在布展和展览期间将展品搬出展馆，则需持有组委会开具的《参展商物品出馆核准》(到现场服务台处领用)，并经参展单位现场负责人签字后，才能放行。
2、展会期间，请各单位注意收听现场广播通知，尤其要做好消防、用电、防盗等安全工作。
（六）展位管理
1、严禁转让或转租(卖)展位。凡属展位实际使用单位与展位楣板标明的参展单位不一致，均视为违规转让或转租(卖)展位。包括：
A、联营名义将展位转给联营单位使用;
B、以供货或协作(含挂靠)名义将展位转给供货、协作、挂靠单位使用;
C、以借用名义将展位转给(借给)其它单位使用;
D、未经许可擅自对调、对换展位;
E、供货、联营、协作等单位高价收取展位费或参展费;
F、其它违规转让或转租(卖)展位的行为。
2、展会期间各参展单位不得从事与展览业务无关的经营活动。
3、展览正式开始后，除非获得组委会许可，否则任何展品不可以从展台或者展览现场撤走。而在组委会正式发布撤展通知前，任何展品及展台亦不得拆卸。
（七）成交统计
大会期间每日进行企业成交统计汇总工作，请各参展单位负责成交统计人员到成交统计办公室(具体位置将另行通知)领取表格，并在每日规定时间内将统计表反馈。
（八）噪音控制
展台发出的音量不可对参观者或其它参展单位构成滋扰。对于声像设备的展示，其音量应低于40dB。如遇任何投诉而组委会认为合理，组委会保留限制该展品及音响操作的权利。对屡次违反规定者，组委会有权给予处罚(如断电等)。
（九）展台安全
展览馆所提供的展馆基本安全保卫工作是指设置门卫、展场巡查、闭馆清场、消防安全管理、停车场管理及夜间对展馆外围定时巡逻保障展览会活动的安全和良好的展览秩序而进行的工作。所采取的保安措施对可能发生的偷窃和人为损害只能起到一定威慑和制止作用，而非预防犯罪的万无一失的手段。展览馆将尽力保证展馆安全保卫工作的落实及展品的安全，但对展会期间发生的人身伤害、展品遗失或损毁，不承担任何责任。参展商应负责自己展台的展品安全。
（十）展台清洁
展览会布、撤展期间的标准展位和公共区的清洁工作由组委会负责，特装展位的清洁由参展企业自行解决。展会开展期间，参展企业应保持展台内的一贯清洁，并将垃圾倒入指定的垃圾箱内，同时提供展位内按面积清洁的有偿服务。撤展期，有特装展位的参展企业须将其展位内的特装材料一并撤除，或向展览馆缴纳相应的垃圾清运费，由展览中心派人清洁。在规定时限内，展位内未撤除物品将作为无主物品处理。
（十一）撤展时间安排及管理
为严肃大会纪律，保持馆内良好秩序，大会将于展会闭幕前发布《撤展通知》，并对撤展工作做出以下规定，请各相关单位严格遵守：
1、展览会于2004年11月8日16：00结束，在组委会未发布《撤展通知》前，各参展单位不得提前收拾装置、用品及文件材料等;
2、展览大厅的所有纸箱、板条箱不能摆放于通道，以便通道的地毯被移走。展台的拆撤工作可以在17：00开始。展览大厅将于22：30分关闭;
3、展品运出展馆大门，需凭组委会的放行条经门卫验核，方可放行;
4、请爱护馆内的所有设施，并不得夹带搬走，不得损坏，违者除照价赔偿外，情节严重的还要给予重罚;
5、参展单位如有租用组委会或展览馆的器材，应在闭馆30分钟内归还有关服务台;
6、撤展工作结束后，所有被遗弃在展览大厅里的展品及资料等将会被移走，组委会保留对这些物品的处理权利，因此而造成所有损失由参展单位自行承担。
从案例中我们总结出以下几点：
一、提前做好筹备工作
与经济流通的其他领域一样，展览业也有这样的规律，好的展览会展览工作效率高，展出效益好，且一般都具有专业性质，有一定的办展历史。这种展览会是靠专业技术、严格管理和长期努力造就的。但是展览会的组织者为了保证展出质量，会对展出者和参观者进行严格的控制。首先是对申请参展与参观者进行有选择的邀请。其次，组织者对已参展者进行监督检查，对违反展览规定者予以处理乃至禁止参展。此外，对参观者也会控制，符合条件者方可参观展览。这些措施保证了展览会的质量和效益。
鉴于以上情况以及展览筹备周期长的特点，参展商在作出展览选择之后就应立即着手展览工作：
第一，尽早着手安排展览工作。首先是需要尽早提出展览申请，展览会组织者的公开原则是按先来后到排序，并基本按此原则接纳新的参展者，因此应尽早报名。但是，组织者也可能优先照顾质量好的展出者或者公关工作做得好的展出者，所以展出者还可以作些公关工作，争取一些优惠措施。
此外，因为展览会面积有限，对于单独参加展览会的展出者而言，也应尽早落实场地。好的展场都很拥挤，尤其是好的展览时间，不提前预定是租不到好位置的.
第二，做好长期工作打算，制定展览工作计划，按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中，展览可能是效率最高、环节最多、周期最长的一种方式，而且各个环节互相链接。所有这些工作不可以等到最后时刻再做，也不可以忽略某些环节不做。因此要制定周密的、长期的工作计划安排，经费、人员、工作项目、工作日程等都要统筹考虑安排。
总之，为了保证展出的效果，展览选择工作可以大致分为：对主办单位进行研究、选择，根据展览资料进行研究、选择，通过直接询问有关方面获取资料进行研究、选择以及通过实地考察获取资料进行研究、选择。展出者可以根据自身的条件和需要使用浅层次的方式或全部的方式做展览选择工作。
二、选择展出方式
参加展览之前首先要选择最适合的展出方式。展出方式可以简单地分为集体展出和单独展出两类。
集体展出大致有两种形式：一是集体参展，指一个国家、地区或一个行业以一个集体参加展览会，多表现为国家团、行业团和集团公司团;二是联合参展，两个以上的展出者组成的集体形成一个展览单位，多表现为上下游企业展团等形式。
集体展出一般都有专门人员负责展览组织工作，对于没有参展经验和相关市场知识，实力不雄厚的中、小企业是一种比较好的展出方式，尤其是在开拓国际市场方面。但是集体展出在展出面积、展出时间、展台设计、展出风格、人员配备等方面会受限制。
与集体展出相对的是单独展出，即由展出者独立完成展出工作。单独展出是展出者直接参加一个展览会，这是最普遍的展出形式，不仅需要一定的展览知识和技术，还需要花费一定的财力和人力，不过单独参展自主权比较大，可以设计出自己的特色、显示实力、提高知名度。
不同的展出方式有着不同的优势和劣势，参展者应根据自身的需要和实力选择合适的展出方式，以取得最佳的展出效果。
最有效的展出方式就是选择大展位和展会关键位置，并且对展位进行设计、宣传活动、展台搭建。
三、避免错误观念
在展览选择中，需要注意避免一些错误的选择观念和方法。如果参展商不考虑自身的需要，不考虑市场条件，不对展览会做全面细致的选择工作，仅出于某一孤立的原因，或出于某一单方面的考虑而做出的展览选择往往是错误的。比如：因为费用低而选择展会。费用是选择展览的因素之一，但是在靠供求关系调节的市场经济中，费用低必然有其原因，大的方面可能有三点，一是展览会所在地的市场潜力可能不大，二是展览会可能不适合展出者的需要，三是展览会质量效益可能不理想。因此，因费用低而选择展会往往是错误的。不能孤立地考虑参展费用而要综合各方面因素考虑费用。市场是否有潜力，展览会是否适合展出者需要，展出效果是否好，应该作为选择的最重要考虑因素。
