展览营销电子邮件的撰写要求

电子邮件在展览营销工作中的应用与传统通讯方式相比具有高效廉价的营销特征，它融和了电话通讯的速度与邮政通讯的直观性，显示了强大的营销优势。首先是速度快，电子邮件可以在瞬间将展览展示的相关信息实时送达目标客户的信箱。其次是方便性，与电话通讯不同，电子邮件不会因“占线”而浪费时间，目标客户也无需在电话旁守候，从而跨越了时间和空间的限制。再者是价格低廉，展览组织机构利用极其低廉的费用发送其他通讯方式无法负担的信息。展览的E一mail营销的主要功能还可在八个方面实现品牌形象、展览推广、服务推广、顾客关系、顾客服务、交叉营销、市场调研、增强内部竞争力等。
电子邮件营销基本是以群发邮件的方式来实现的，在具体发送过程中，邮件到达率会受技术条件和环境的影响，同时也会受到邮件内容策划的影响。因此，群发邮件如要取得良好的效果，需在技术层面与文案创意方面进行精心的组织与策划，这就要求掌握相关技巧：
1.主题要明确
电子邮件的便捷性，使得展览展示营销的目标客户可能每天要处理大量类似的电子邮件。如果要让邮件从众多的其他邮件中“脱颖而出”，其秘诀就是将主题写好，使主题明确和酲目，具有吸引力。邮件主题要本着实事求是的态度，切忌浮躁，要将邮件沟通或交流的内容表达清楚。
2．内容要切入重点
由于网络信息量大，传播速度快，目标客户没有更多时间去研读一封与其无关的邮件，因此撰写邮件内容一定要切入重点，按照说事的重要程度依次说出，做到条理清晰，表达正确，必要时可在句段中加上1、2、3等作为引导。内容中应避免使用模糊、笼统的字眼以及前后矛盾的语言。
3．告诉期望值
展览营销邮件应将需沟通的信息与内容在邮件中交代清楚，需有明确的期望值，否则目标客户将邮件读完后还不知所云，电子邮件就失去了其应有的作用。因此，在邮件中应将重要的展览信息（如展览展示的时间、报名方式、截止日期等）、要求做的事（如参展回执、填写调查表、参加专题会议等）叙述清楚。只有明确期望值，邮件才不至于被忽略，造成重要事情的贻误。
4．告诉详细联络方式
当前由于技术或网络的原因，仍有不少SMTP服务器总不能及时将邮件发送到对方邮箱，从而无法实现实时邮件传递。因此，在邮件中尽可能将发件人的联系方式写上，如QQ、ICQ、电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、真实姓名、邮编、传真等等，这样目标客户即使在电子邮件不畅通的情况下，也可通过其他方式联系到发件人。
5．遵守职业道德与法律规定
一些展览组织者认为，如果电子邮件使用适当，将会成为与目标参展商或历届参展商信息交流的最佳方式。但在使用电子邮件时还需要遵循一些法律规则，以避免被指控为垃圾邮件等不利后果。