会展活动组织机构及其职能详细介绍

发布日期：2015-01-15 　浏览：3557

　　筹备一个成功的会展活动，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一个完整的筹备委员会。有了基础才能有效发挥功能，将复杂烦琐的会展活动有条不紊地进行。

　　一、组织筹备委员会

　　决定召开一个国际会展或者争取到一个会展主办权时，会展负责人的首要工作便是组织一个筹备委员会来专职处理会展的相关事宜。组织委员会及任命委员会中的委员通常是理事长或者会长的责任，或者是由理事长指示秘书长去执行。一般大的展览筹备工作最好在展览前两年开始进行，也有些在会前12—16个月组成一个完整的筹备委员会。

　　二、大型国际会展筹备委员会组织机构

　　1、指导委员会

　　大型国际展览通常牵涉层面较广。需要政府或名家单方面的协调，例如签证及通关事宜、经费筹措等。因此可设一指导委员会，由政府相关的指导单位如展览局领导担任名誉主任委员，该单位各相关处室负责人及其他涉及的单位人员则担任委员。

　　2、筹备委员会

　　筹备委员会负责决定政策原则，而后交执行委员会执行，并负监督之责。委员会成员可聘请专业领域专家担任。

　　3、执行委员会

　　执行委员会主任委员和副主任委员等的主要职责是：（1）筹备进度控制；（2）决定筹备展览议程；（3）召开筹备展览工作会议；（4）定期向筹备委员会提交进度报告；（5）召开执行委员会会议；（6）协调各组工作；（7）控制预算。

　　三、会展组织机构及小组分工

　　1、组织机构的程序

　　筹备委员会下设执行委员会，执行委员会下设大会秘书处及各执行工作小组，如预算许可，工作小组最好指定一家专业会展公司协助各项筹备事宜。不管组织机构大或小，有两个基本程序是必须的：一是将筹备期间所有的责任、签约事宜及经费支出等集中在秘书处进行，以便筹备工作的统筹；二是保持主任委员与筹备组负责的委员及秘书处之间的密切的联系。

　　2、执行委员会各小组工作说明

　　执行委员会下设各工作小组。根据具体的工作职责大致可分成以下若干工作小组：（1）注册小组；（2）文书小组；（3）设计、印刷小组；（4）翻译服务小组；（5）总务小组；（6）财务小组；（7）现场管理小组；（8）推广小组；（9）节目小组；（10）住宿、旅游、餐饮小组。

　　各小组的主要工作如下：

　　（1）注册小组

　　①签到报名流程与规划；

　　②报名资料处理；

　　③报名人数统计；

　　④票务管理。

　　（2）文书小组

　　①文书事务工作处理；

　　②会展资料统筹、建档；

　　③公函、信笺往返的处理；