了解自己手头上可活动的资金和其他资源有多少。活动的预备金是活动能够顺利进行的物质保障，它与活动的目标一起决定了活动规模的大小。在活动策划之前，可以预先将手头上的资金与可用资源罗列一下，在之后的策划过程中做到心中有数，避免超支。
确立活动或会议的目的。举办活动肯定是为了得到一定的收效，确保活动举行是有意义的。活动的目的决定了该如何制定和举办这次的活动。以下是一些活动及其目的的罗列：
1、培训活动。目的是培训员工，提高员工的工作技能和工作积极性；
2、办公室聚会。目的是增强同事之间的感情，有利于在工作中合作互助；
3、大型会议。目的是交流观点，传达精神，表彰团体或个人；
4、新年晚会。目的是增强员工幸福感，体现公司温馨友好的气氛。
围绕目的展开初步的筹划及预算。根据活动目的，确定活动形式，开始着手初步策划。策划过程中，一定要知道什么时候，什么地方应外请专业人士来协助（如专业的培训师，专家，有创意的导演等）。消防和安全工作也要着重考虑，成立活动小组，小组成员各自负责相应的责任范围，各司其职。活动的构思可以参考同类型的成功案例。成本的预算应制作一份详细的清单。
确定活动的时间。活动时间的确定重点应选择参加活动的人员，尤其是重要角色空闲的时间，同时还要考虑节假日，周末以及寒暑假等时间因素的影响。
确定活动或者会议的地点。活动的地点要选择交通便利，大家熟识的地方，并且要综合活动时间考虑到路途上会不会有堵车情况，需不需要雇车辆接送参加活动的人员。如果选择的是露天场所，一定要提前关注天气，做好后备方案。
